どうもanjinです！
今日は総務部の仕事について記載したいと思います。私も管理部として今は仕事していますが、現在の業務に着くまでは、総務部で何やってる部署？と思っていた時期がありました。そういう方もおられるかと思いますので、今日は総務部の仕事概要を説明します。
【総務とは】
総務部とは一体何を行なっているところでしょうか？ 総務とは、「雑用係」「何でも屋」等、具体的な仕事のイメージを持つことが難しいのではないでしょうか。総務部は、その他の部署の中でも社内における目的や意義が見えにくい職種と思います。しかし、総務の本質をとらえることができれば、とてもやりがいのある仕事だということが分かります。
では、総務の仕事とは、一言でいえば『社員を一つにまとめ、会社全体をレベルアップさせること』です。
そのため、企業規模が大きくなるほど総務の人数は多く、各役割が細分化されています。人事や法務を含めている企業もありますが、それぞれが独立して業務にあたっているケースがよく見られます。
一方、中小企業はこれらの仕事を兼務するケースが少なくありません。さらに、人事や法務だけでなく、経理や情報システムなど、業務内容は多岐にわたります。
【総務の仕事内容】
総務は、企業全体に関わるさまざまな業務を担当します。他部署が担当しない仕事の多くを担っています。たとえば、代表電話やHPからの問い合わせといったメール対応、社内文書の作成、来客対応などもあります。人事部や法務部などの部署がない中小企業などでは、総務が人事や法務の仕事も担当することが多く、総務の仕事は多岐にわたります。下記が主な総務の仕事になります。
《備品・機器管理》
PC、電話機、コピー機、シュレッダーなどの備品・機器の個数や状態を管理することも総務の仕事です。備品や機器に不具合が生じた場合、修理・メンテナンスを業者に依頼します。また、名刺やコピー用紙、トナーなどの消耗品についても、なくなる前に残数を確認して定期的に発注を行います。
《施設管理》
安心して仕事ができる環境を整えるために、清掃業者の依頼、照明/空調の調節や整備、防災設備の管理をします。設備に不具合や故障が生じた場合、業者に修理依頼を出します。オフィスや駐車場、倉庫の契約や管理も総務の仕事です。また、設備や施設に防災訓練やメンテナンスが入る場合は、事前に社員に告知を行います。
《文書管理》
備品や機器の発注文書や会議で使う資料、稟議書、契約書、社員名簿や株主名簿などの重要文書を作成/管理することも総務の仕事です。作成された文書を種類や日付ごとにまとめて保存し、必要なときにすぐに取り出せるようにします。管理する際は、いつ、どこで、何を行ったかがわかるように、効率的にまとめておくことが重要です。また、不要になった文書は、情報漏洩に十分配慮しながら定期的に廃棄します。
《株主総会・取締役会の企画・運営》
株主総会・取締役会の企画、事務局の運営も一般的に総務の仕事です。具体的には、必要な書類の作成や総会全体のシナリオ作成、招集の通知、会場の手配などの準備があります。総会当日は議長の進行補助や質疑応答の対応、総会終了後には議事録の作成を行います。企業規模が大きければ配布資料も多く、印刷業者の手配や発注を行うこともあります。また、株主から問い合わせがあった際には、電話やメールなどの応対も必要になります。
《社内行事の企画・運営》
社内行事の企画・運営も総務の仕事です。社内行事には、入社式や社員旅行、社員総会、忘年会等があります。仕事内容は、年間スケジュールの作成や参加者の名簿作成、日程調整、会場の手配、社員への告知、当日の案内などです。イベントによっては司会を担当することもあります。行事をスムーズに進めるために、事前準備から当日行動まで多くの仕事をこなします。
《電話・メール・来客対応》
企業の代表電話番号やメールアドレスは総務部に繋がっている場合が多いです。そのため、企業への問い合わせなどの対応は、総務の仕事です。また、来客があった場合の対応も総務が行うことが多いです。様々な用件のメールや電話、来客に対応することになるため、用件をすばやく正確に把握し、担当の部署につなぐスキルが求められます。
【総務に必要なスキル】
総務の仕事をするために条件となる必須の資格はないですが、総務の仕事は幅広く、同時に他部署や取引先といった社内外との連携が求められます。そのため、コミュニケーション能力が高い人は総務に向いていると言えます。また、複数の業務を同時に、正確に進めていかなければいけない場面も多いので、マルチタスクを遂行できる能力が必要とされます。
【まとめ】
広範な業務を担う総務は、企業にとって欠かせないものです。施設の管理から株主総会の準備や書類の整理までを担い、常に社内の状況を把握しておかなければなりません。また、キャリアが長くなればマネジメントや経営に関わるケースもあるため、各部署との連絡や社内状況の把握を必要とします。このようなことを考慮すると、『社員を一つにまとめ、会社全体をレベルアップさせること』が総務の仕事と分かるかと思います。
以上が今日のテーマになります。ご覧頂き、ありがとうごさいました！
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